Bakgrundskontroll av hemtjänstpersonal – tryggare rekrytering direkt i systemet

Ändå görs bakgrundskontrollen vid rekrytering fortfarande ofta manuellt: en blankett hit, ett papper dit, en pärm som ingen hittar när kommunen frågar. Därför har vi byggt en integration mellan Teyze och Fortcheck – digital bakgrundskontroll – så att bakgrundskontroll av personal blir ett naturligt steg i anställningsflödet istället för ett sidospår.

Vad ingår i en bakgrundskontroll av hemtjänstpersonal?

Omfattningen ska alltid vara proportionerlig i förhållande till tjänsten, men en bakgrundskontroll vid anställning i hemtjänsten innehåller vanligtvis:

• ID-kontroll – att personen är den hen uppger sig vara.
• Kontroll av brottmål via offentliga uppgifter från domstolar.
• Utdrag ur Polisens belastningsregister, hanterat enligt gällande regler.
• Ekonomisk kontroll, relevant vid roller med nyckel- eller inköpsansvar.

Att kontrollen görs digitalt betyder inte att den blir ytligare – tvärtom blir den enhetlig, dokumenterad och möjlig att följa upp för alla medarbetare.

Vad är Fortcheck?

Fortcheck är en digital plattform för bakgrundskontroller med automatiserade processer, byggd för att integreras i arbetsgivarens befintliga verktyg. Tjänsten omfattar bland annat bakgrundskontroll gällande brottmål via offentliga uppgifter, hantering av utdrag ur Polisens belastningsregister, ID-kontroll och ekonomisk kontroll.

Det som gör Fortcheck särskilt relevant för omsorgsverksamheter är hur uppgifterna hanteras juridiskt. Fortcheck har tillstånd från Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) att behandla personuppgifter om lagöverträdelser i samband med bakgrundskontroller, och är personuppgiftsansvarig för själva behandlingen. I praktiken betyder det att ni som arbetsgivare inte själva behöver hantera känsliga uppgifter om lagöverträdelser.

Processen är dessutom kandidatledd: kandidaten bjuds in via e-post och SMS, får information om vad som kontrolleras och varför, tar del av resultatet först och kan därefter välja att dela det med arbetsgivaren.

Vad gäller egentligen för hemtjänst?

Det här är värt att vara noggrann med, eftersom missuppfattningarna är många. Det finns i dag inget generellt lagkrav på registerutdrag för att arbeta inom äldreomsorg i Sverige. Obligatorisk registerkontroll gäller framför allt skola och förskola, HVB- och stödboenden samt insatser åt barn med funktionsnedsättning. Däremot är det vanligt att:

• kommunen ställer krav på registerkontroll i förfrågningsunderlaget vid LOV eller LOU,
• utföraren själv gör kontroller som en del av sin egenkontroll och sitt systematiska kvalitetsarbete,
• kunder och anhöriga förväntar sig att kontroll sker.

Det innebär att många hemtjänstleverantörer gör bakgrundskontroller frivilligt – och det är precis då den rättsliga grunden blir viktig. En kontroll som genomförs på fel sätt är inte bara verkningslös, den är en dataskyddsrisk i sig. Läs mer om hur vi ser på hantering av personuppgifter.

Så fungerar integrationen mellan Teyze och Fortcheck

I Teyze ligger personalen redan samlad: anställningsuppgifter, behörigheter, introduktion, kompetenser och scheman. Med Fortcheck-integrationen blir bakgrundskontrollen ett steg i samma flöde.

1. Starta kontrollen från personalkortet. Du väljer medarbetare eller kandidat i Teyze och startar en bakgrundskontroll utan att lämna systemet eller mata in uppgifterna på nytt.
2. Kandidaten sköter resten. Personen får inbjudan, identifierar sig och tar del av resultatet innan det delas vidare.
3. Statusen syns där du arbetar. Genomförd, pågående eller ej påbörjad kontroll visas direkt på medarbetaren i Teyze – ingen separat lista att stämma av mot.
4. Ingen får behörighet innan kontrollen är klar. Kontrollstatus kan kopplas till onboarding-flödet, så att en medarbetare inte schemaläggs på skarpa besök innan förutsättningarna är uppfyllda.
5. Spårbarhet när någon frågar. Vid kommunens avtalsuppföljning, en ny upphandling eller en IVO-tillsyn finns dokumentationen om att processen följts – utan att ni själva lagrar känsliga uppgifter ni inte ska ha.

Tekniskt sett fungerar kopplingen som våra övriga systemintegrationer.

Vad det ger tillsammans med Teyzes övriga personalfunktioner

Bakgrundskontroll i sig är en punktinsats. Värdet uppstår när den hänger ihop med resten av personalarbetet.

Ett återkommande problem i branschen är att rutinen finns – men bara i en pärm. När kontrollen är inbyggd i systemet blir den svår att glömma bort, även när det är bråttom att bemanna ett pass. Se även schemaläggning i hemtjänsten och lex Sarah i hemtjänsten.

Tre konkreta vinster för hemtjänstleverantören

Trygghet för brukaren och anhöriga. Att kunna svara ”ja, vi kontrollerar alla som arbetar hos er, och så här går det till” är ett av de enklaste förtroendeskapande beskeden en utförare kan ge.

Rätt hantering av känsliga uppgifter. Genom att kontrollen genomförs av en aktör med IMY-tillstånd slipper ni själva hantera uppgifter om lagöverträdelser – vilket är den delen som oftast görs fel.

Mindre administration vid nyanställning. Rekrytering i hemtjänst sker ofta snabbt och i volym. Ett steg som tidigare krävde flera manuella moment blir några klick.

Vanliga frågor om bakgrundskontroll i hemtjänsten

Vill du se det i praktiken?

Teyze samlar planering, dokumentation, personal och uppföljning för svensk hemtjänst – och kopplar ihop det med tjänster som gör vardagen tryggare. Boka en genomgång av Teyze, eller läs mer om Fortchecks bakgrundskontroller.